Élaborer un plan d’achat stratégique de caféDaily Coffee News par Roast Magazine

Élaborer un plan d’achat stratégique de caféDaily Coffee News par Roast Magazine

(Note de la rédaction: cet article d’Andy Newbom a été publié dans le numéro de juillet / août 2017 de Roast Magazine. Des liens ont été ajoutés pour les besoins du contexte.)
Le café de spécialité est une entreprise. C’est une activité amusante et enrichissante, mais néanmoins une entreprise, et toutes les entreprises doivent être bâties sur une base solide en chiffres. Les chiffres renvoient aux finances, mais également à tous les autres aspects de l'entreprise. Combien de livres par lot rôti donnez-vous? Combien de doubles tirs par livre pouvez-vous vendre? Quel pourcentage de vos ventes sont d'origine unique par rapport aux mélanges? Quelle est votre croissance prévue et combien allouerez-vous au développement de produits, aux erreurs ou aux problèmes d'équipement? Combien de livres de café vert devriez-vous acheter cette année à la Finca San Jose de Gloria Rodriguez au Salvador?
Les chiffres régissent votre entreprise – vous devriez donc régir vos chiffres. Faites-les correctement et vous disposez d'une base solide pour cultiver et améliorer le monde grâce au café. Si vous vous trompez, votre entreprise pourrait ne pas survivre.
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Cependant, en ce qui concerne les décisions d'achat de café vert, il y a une autre question - une question sans rapport avec les chiffres - qui est tout aussi importante. Cette simple question est: "Pourquoi?"
Pourquoi avez-vous acheté ce microlot d'El Salvador traité au miel de bourbon jaune? Pourquoi avez-vous payé 6,38 $ la livre et pourquoi en avez-vous acheté 6 688 livres? Plus important encore, pourquoi avez-vous également acheté 3 192 livres d'un microlot guatémaltèque au miel transformé qui correspond presque exactement au même profil, au même prix et au même type d'utilisation dans votre gamme de café? Et pourquoi ne travaillent-ils pas pour votre mélange d’espresso?</p>
<h2>L'importance d'un plan</h2>
<p>Dans un article paru dans le numéro de mai / juin 2017 de Roast («S'en tenir au plan: pourquoi les torréfacteurs ne devraient pas acheter du café de la table des ventouses»), j'ai affirmé que les torréfacteurs devraient acheter du café en fonction des critères suivants:</p>
<p>Pour les besoins de votre entreprise<br />
Basé sur un plan d'achat stratégique écrit<br />
Pour votre marché et votre utilisation<br />
Dans votre budget</p>
<p>Dans cet article, nous approfondirons le deuxième point de cette liste: «Basé sur un plan d’achat stratégique écrit».<br />
Chaque torréfacteur, peu importe sa taille ou son volume, devrait avoir un plan d'achat et de vente de café clairement défini, comportant des chiffres historiques et prévisionnels. Il devrait être écrit, et il devrait toujours être accessible. Cette prévision peut prendre plusieurs formes et aller du simple au extrêmement complexe, en fonction de vos besoins et de votre volume. La forme du plan n'est pas cruciale; c’est la formation du plan qui est la clé. Que vous soyez un grand torréfacteur régional en gros uniquement, un torréfacteur de café local ou un torréfacteur de marque privée, un plan clairement défini vous fera économiser de l'argent, du temps et de la frustration.<br />
<img data-attachment-id=Figure 1: Le café a besoin d'un plan

Voyage dans le temps

Votre programme d'achat de café devrait ressembler à un document de voyage dans le temps. Cela devrait vous permettre de revenir sur vos achats, utilisations et calendriers antérieurs et d'utiliser ces données pour améliorer la planification future. Votre plan d’achat de café est une prévision glissante qui remonte dans le temps (autant d’années que vous avez eue) et devrait durer au moins deux ou trois ans en utilisant la croissance prévue.
Prévoir au moins trois ans pour vos besoins d’achat de café peut sembler excessif, mais soyez assuré que vous serez reconnaissant d’avancer. Une autre utilisation des prévisions au-delà de la campagne agricole en cours consiste à donner à vos importateurs et / ou à vos partenaires producteurs des estimations de vos besoins probables en café dans les deux à trois prochaines années, afin de les aider à mieux planifier vos besoins croissants. Cela pourrait même vous aider à obtenir des lots exclusifs sur des marchés très concurrentiels.
Imaginez le scénario dans lequel vous parlez à votre importateur ou à votre partenaire producteur des cafés que vous devez acheter cette année. Vous leur indiquez le nombre de sacs, les fourchettes de prix et les niveaux de qualité, et ils utilisent ces informations pour planifier la récolte actuelle. Vos besoins sont petits mais vous espérez les faire croître avec le temps.
Imaginons maintenant qu'un autre acheteur de café de la même taille se rapproche de l'importateur ou du producteur et propose d'acheter le même café à peu près au même prix en utilisant un programme d'achat prévisionnel. Le torréfacteur montre au vendeur ses achats proposés pour les trois prochaines années, avec une certaine croissance intégrée.
Quel torréfacteur va obtenir le meilleur café au meilleur prix?
Photo gracieuseté d'Andy Newbom.

Planifier le plan

Un plan est seulement aussi bon que l'information qu'il contient. De nombreux critères guident vos décisions en matière d'approvisionnement et d'achat, mais chaque programme d'achat de café doit inclure, au minimum, les éléments suivants:

Utilisation: expresso, mélangez, filtrez
Échelle des prix: valeur, milieu de gamme, haut de gamme
Les attributs: saveur, acidité, corps
Certification: bio, commerce équitable, Rainforest Alliance, Utz, etc.
Le volume (en livres ou en kilos, pas de sacs)

Plus vous incluez d'informations, mieux c'est; Cependant, ce sont des critères clés qui devraient figurer dans chaque plan.
Utilisez simplement comment vous prévoyez utiliser chaque café. Souhaitez-vous acheter un café destiné principalement à un expresso? Dans l'affirmative, s'agit-il d'un expresso d'origine unique ou d'un mélange? S'il s'agit d'un composant d'un mélange, s'agit-il de la moitié inférieure avec un corps plus épais, d'une douceur plus chocolatée et de caramel au beurre, ou s'agit-il de l'acidité du raisin sucrée pétillante sur le mélange? Les réponses à ces questions vous guideront vers des cafés résolument différents.
La gamme de prix est assez simple; Cependant, ne tombez pas dans le piège de penser que chaque café doit tomber dans la même gamme de prix. Non seulement devez-vous avoir des prix différents pour des marchés et des utilisations différents, vous pouvez également utiliser des prix différents pour équilibrer vos coûts de café globaux. Par exemple, vous pouvez acheter un mélange de valeur légèrement inférieure d’un partenaire producteur, ce qui permet à l’agriculteur de vendre ses cafés bons mais pas excellents à un partenaire de confiance, et vous permet de vous régaler du microlot qui a obtenu les meilleures notes de cet agriculteur. Cela n’a pas besoin d’être exact, mais cela devrait inclure une fourchette de prix estimée pour chaque café de votre forfait. Payer des prix justes pour la qualité et l'histoire. Donnez de la valeur là où il faut, et vous obtiendrez un succès durable.
Les attributs tels que la saveur, l'arrière-goût, l'acidité et le corps sont vos principaux outils de sélection du café. Ne vous contentez pas d’acheter les cafés les mieux classés. Au lieu de cela, achetez des cafés qui correspondent aux caractéristiques recherchées. Portez une attention particulière aux saveurs, à l'équilibre, à la douceur et à la complexité, qui sont beaucoup plus difficiles à trouver que de crier de l'acidité.
La certification est l’un des critères d’achat les plus précis, car c’est une simple case à cocher, mais assurez-vous toujours de vérifier les déclarations de certification. Si vous ne prévoyez pas d’exiger des cafés certifiés, vous pouvez éliminer ce critère de votre plan.
La dégustation et la dégustation doivent être utilisées comme des outils pour trouver les cafés qui correspondent à votre plan d’achat stratégique. Photo gracieuseté d'Andy Newbom.
Le volume semble être la catégorie la plus simple, mais c'est la catégorie la plus importante. Pour l'acheteur, il définit le budget total pour chaque café et pour toute l'année du plan d'achat de café. Pour l'importateur et les producteurs, il définit la vente totale et, ce qui est tout aussi important, le revenu de vente potentiel prévu. Le partage de ces informations aide à créer des relations solides qui différencieront votre entreprise de la concurrence et vous donneront un avantage concurrentiel. Parmi les principales considérations concernant le volume, citons la saisonnalité, les fenêtres de livraison, les mois de livraison, les délais de livraison et, bien sûr, l'utilisation. Sachez toujours si chaque café a une saison donnée (un certain nombre de mois après la récolte, par exemple, mais pas toute l'année) ou si vous le conserverez toute l'année. Essayez de planifier les retards d’expédition et les pénuries tout en évitant un chevauchement excessif.
Ne tombez pas dans le piège de la prévision en termes de sacs. Le poids par sac peut varier d'un pays à l'autre, et tout le café à l'origine est organisé en fonction du poids (parfois regroupés dans des mesures locales similaires à celles d'un sac, comme le quintal). L'utilisation de livres ou de kilos permet d'effectuer des calculs simples lors de la conversion entre parchemin, vert brut et vert de qualité export. De plus, votre café est vendu à la livre, ce qui facilite la prévision et l'analyse des coûts les plus simples.
La figure 1 montre un exemple hyper-simplifié d'un plan des besoins en café pour guider les décisions d'achat. Il se concentre sur l'utilisation pour créer une liste de besoins en café que vous pouvez utiliser pour trouver et acheter des cafés qui conviennent à votre plan. Vous pouvez ajouter autant de mélanges d’espresso, d’origine unique et de café filtre que vous le souhaitez. Vos attributs, fourchettes de prix et autres critères spécifiques varieront en fonction de votre plan d’entreprise, de votre marché et de vos objectifs.

Planifier les outils

Vous pouvez utiliser divers outils pour créer et gérer votre plan. De nombreux torréfacteurs utilisent des feuilles de calcul relativement faciles à utiliser, flexibles, faciles à partager et à accéder facilement – Numbers et Google Sheets permettent le partage et la modification de groupes, par exemple – et sont simples à configurer pour les prévisions et l'historique.
Certains torréfacteurs utilisent des outils logiciels spécialisés de planification ou de prévision. L'outil spécifique n'est pas aussi important que son utilisation systématique. Si vous trouvez un outil qui a l'air super cool et qui regorge de cloches et de sifflets, mais que vous ne l'utilisez pas systématiquement, votre plan ne sera pas efficace.
Les critères les plus importants à prendre en compte lors du choix d'un outil pour créer et gérer votre plan sont les suivants:

Facilité d'utilisation: Est-il facile à utiliser et simple de se concentrer sur le contenu plutôt que sur le processus?
La flexibilité: Pouvez-vous apporter des modifications facilement?
Accès: Peut-il être partagé et accessible à partir de différents appareils / emplacements?
Laps de temps: Pouvez-vous avancer et reculer dans le temps dans le plan?

Si vous envisagez de proposer des cafés transformés en utilisant différentes méthodes, veillez à leur faire une place dans votre forfait. Photo gracieuseté d'Andy Newbom.

Créer le plan

Le moyen le plus courant d’organiser un plan d’achat de café est d’abord de créer un plan de vente de café. Le plan de vente est une prévision glissante d'au moins 12 mois, bien que plus il y a de mois, mieux c'est. Ce plan devrait détailler tous les cafés que vous avez vendus au cours des derniers mois et penser que vous pouvez vendre chaque mois à venir, ventilés par type de café, besoin, marque et utilisation. Garder un journal des ventes avec des détails sur les événements météorologiques, les vacances et d'autres influences externes vous aidera à anticiper les prévisions de ventes à terme.
La plupart des torréfacteurs utilisent leur plan des besoins en café (voir Figure 1) pour créer cette prévision glissante des ventes, en détaillant le nombre de livres qu'ils vendent déjà ou qu'ils envisagent de vendre chaque mois pour chaque type de café. Une fois que vous avez créé ceci, vous avez une prévision assez solide (et un historique) de vos besoins totaux en café par catégorie ou type de café. Ce sera la base pour développer votre plan d'achat de café.
Figure 2Figure 2: Prévisions de vente de café
Si vous utilisez une feuille de calcul, la configuration de base du plan de vente de café pourrait ressembler à la figure 2, avec l'organisation suivante:

Colonne de gauche: types de café (expresso, filtre, valeur, etc., selon le plan des besoins en café présenté à la figure 1)
Rangée supérieure: chronologie, généralement par mois, montrant les ventes en livres
Colonnes d'extrême droite: des résumés indiquant le nombre total de livres et le nombre total de sacs pour chaque type de café

Cette prévision glissante, mise à jour avec les ventes et l’inventaire mensuels réels, ainsi qu’un plan des besoins en café mis à jour en permanence, peuvent vous garantir (dans la plupart des cas) que vous n’achetez pas trop ou trop peu dans l’ensemble, et peuvent vous aider à planifier votre achat. Répondez à tous les besoins de votre gamme sans surcharger ni sous-combler aucun besoin particulier.
Vous pouvez bien sûr faire de la place dans votre plan pour ces superstars qui sautent de la table des ventouses et frappent votre fantaisie. En fait, si vous achetez des cafés au comptant (café déjà reçu et stocké dans un entrepôt national), vous pouvez inclure un pourcentage spécifique de stock dans votre plan des besoins en café. Cependant, assurez-vous que les cafés au comptant que vous achetez correspondent à votre forfait café, à votre modèle financier et à vos besoins. Ne pas acheter un café juste parce que c'est bon au goût. Achetez-le parce que vous pouvez faire une place dans votre plan.
Enfin, en combinant votre plan de besoins en café avec vos prévisions de ventes de café sur pied, vous pouvez créer un plan d’achat de café. Pour certains torréfacteurs, ce plan sera remarquablement complexe. Pour d'autres, ce sera relativement simple. Tout dépend de votre activité, de vos objectifs et de votre volume. À la base, le programme d’achat de café prend les cafés dont vous avez besoin, dans les volumes que vous pensez pouvoir vendre, et les associe aux cafés que vous pouvez acheter pour répondre à vos besoins. Il doit s'agir d'un document évolutif constamment mis à jour, révisé et clarifié. Faites en sorte que vous puissiez bâtir une entreprise solide.

Utiliser le plan

Pour illustrer comment utiliser vos nouveaux plans, examinons le café de base pour le mélange d’espresso présenté à la Figure 1: Plan des besoins en café. Le plan indique que ce café devrait être un café de type chocolat noir, à la nuance basse et arrondie, et non pas un café du Brésil. Il indique également un objectif de prix compris entre 3,35 et 3,65 USD par livre verte et des ventes totales d’espresso de 33 900 £ au cours des 12 prochains mois, ce qui se traduira par un achat cible de 18 000 livres (53% du mélange) au cours des 12 prochains mois.
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Dans cet esprit, vous pouvez décider de diviser ce café en deux achats pour le garder frais, dynamique et saisonnier. Supposons que vous décidiez d’acheter 10 000 des 18 000 livres au total à Veracruz, au Mexique, pour couvrir vos besoins pendant 60% de l’année. Ensuite, vous décidez d’acheter une Selva centrale au Pérou pour couvrir les 40% restants. En gardant une trace de ce que vous avez acheté et de ce qui reste à acheter dans votre plan de besoins en café, et en maintenant votre plan de vente de café avec les chiffres de vente réels et en mettant à jour les prévisions en fonction de ces ventes réelles, vous pouvez gérer vos achats et vos ventes écologiques avec précision et assurez-vous que vos stocks, vos expéditions et votre logistique répondent à vos besoins.
Correctement conçu, optimisé et personnalisé pour votre entreprise, ce programme de café en trois étapes assurera la gestion de votre entreprise dans son ensemble de manière plus fluide et efficace, avec moins de risques et moins de coûts. Notez que même les meilleurs plans peuvent échouer face aux réalités quotidiennes du secteur du café. Supposons que les cafés, les marchés, les prix, les fournitures, les clients et les demandes changeront radicalement et continuellement. Prévoyez une marge de manœuvre suffisante pour rendre compte de tout cela.
Fondamentalement, ce processus consiste à poser des questions et la première question que vous devriez poser à propos du café que vous envisagez d'acheter est pourquoi? Pourquoi devriez-vous acheter ce café? Cela convient-il à votre plan? Si oui où? Qu'allez-vous en faire et comment allez-vous le vendre?
Comme je le dis toujours, les données ne répondent qu'aux questions que vous vous posez. Posez les bonnes questions et gardez le contrôle de votre entreprise de café.


	

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Andy Newbom
Andy Newbom travaille depuis 18 ans avec les producteurs, les moulins, les exportateurs et les importateurs d'origine afin d'améliorer la qualité et la rentabilité du café de spécialité tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Sa passion et sa mission sont de révolutionner le café de spécialité en améliorant la qualité et les rendements afin de créer un marché immense pour le café de qualité supérieure et de proposer des prix durables dans l’ensemble de la chaîne du café. Newbom était le cofondateur d'IPCoffees Specialty Imports, de torréfacteurs de café aux pieds nus, de café Finca et de Brew Revolution Craft Brewery, aux côtés de sa femme Nanelle Newbom, également obsédée par le café, et l'un des six fondateurs de la Barista Guild of America.
                            
                            Tags: Andy Newbom, Finca San José, Gloria Rodriguez, Roast Magazine, sourcing

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